“互聯網 +”時代如何破解招標文件編制的難題
《招標采購管理》雜志

招采進寶事業部/湯海華 2015-07-12

招標文件記載著招標投標活動的游戲規則。在 招標投標全過程中,各相關主體除了遵守招標投標 相關的法律法規要求之外,還必須遵守招標文件的 要求,因此招標文件具有法律效力。同時,招標文 件是招標代理機構提供服務最重要的成果文件之一。 隨著招標代理服務的市場化不斷深入,招標代理機 構面臨著從程序性服務向專業化服務甚至顧問式服 務的轉型,對招標文件質量的要求也就越來越高。

在“互聯網 +”的時代,這個世界上所有的傳統 應用和服務都可能被互聯網改變,招標文件的編制 也應與云計算、大數據等新一代信息技術相融合創 新,產生新的模式。

一、招標文件編制的難題

招標代理機構和招標行業的從業人員,是否會 經常為編制招標文件而犯愁?編寫招標文件時找不 到合適的參考文檔,無從下手;拿一份歷史項目招 標文件編制時,反復檢查難免還是會漏改一些地方; 每個業務員編寫的招標文件格式都帶有明顯的個人 特色,業務員水平各異,不審核不放心,審核又工 作量太大;業主抱怨不同業務員提供的招標文件風 格不盡相同,不夠專業;多年下來招標項目做了很多, 公司卻沒沉卻淀下什么知識財富,核心業務員一走, 很多事情就搞不定了;新進員工上手非常慢,每個 文檔都要逐字逐句審。

這些問題相信在招標代理機構屬于普遍現象, 那怎么處理呢?

招標代理機構或者業務能手為此煞費苦心,想了很多對策,主要包括:

● 業務員自己整理一些招標文件模板,將文件 分類,方便自己使用。

● 信息化能力強的業務員自己整個小工具,或 者利用Office的郵件合并功能,結合自己梳理的模板, 替換些內容,減輕些工作量。

● 集結各業務能手或者請外面的咨詢公司統一 制定幾套招標文件模板,供業務員使用。

● 聘請幾名行業資深專家專職負責審核招標文 件。

● 建立 OA 系統,審批都從系統內流轉。 以上這些方式都是非常值得肯定的嘗試,但它 們還是無法系統性地解決招標文件編制的問題。

二、信息化解決思路及執行方案

信息技術發展到今天,為很多傳統問題的解決 提供了行之有效的手段。就招標文件編制而言,可 以采用模板化和標準化的思路,通過招標文件模板 定義軟件及招標文件編制軟件實現模板化的定義及 編制,從而系統地解決招標文件編制的難題。

筆者認為,真正合適用來定義招標文件模板和 編制招標文件軟件必須具備以下幾個要素:

● 模板定義可按章節拆分編制并組合生成,并 支持按章節鎖定內容。

● 模板支持自定義變量,設定變量的名稱、類 型(日期、數字、文本或者下拉選擇等)、長度限制等, 如招標項目編號、招標項目名稱、標書售價。

● 模板支持自定義表單,自由設定表單的列, 列的名稱和屬性等,如投標一覽表、分項報價表、技 術參數表。

● 支持歷史版本回溯,推送更新。

● 承襲現有的作業模式,軟件結合成熟的文檔 處理工具,如 MS Office Word、WPS,隨心所欲設定 文檔樣式,不需要另行安裝專用的文檔處理軟件。

如此,招標文件模板就是固定文本、變量以及表 單的結合體,并可細分成章節,可靈活的拆分組合。

招標文件編制軟件必須具備以下幾個要素:

● 支持選擇合適的招標文件模板編制。

● 支持按格式錄入模板內設定的自定義變量數 據。

● 支持按格式錄入模板內設定的自定義表單數 據。

● 替換招標文件模板內定義的變量和表單值, 按章節自動合并成完整的招標文件。

● 提交后可自動流轉至管理者處審批。

● 管理者只需查閱變量和表單數據以及未被鎖 定的招標章節內容,審核通過或駁回,并加以批注。

● 最好支持自動轉換成 PDF,流轉至簽章人員 處進行電子簽章。

● 招標文件可保留歷史版本,供翻閱,并記錄 版本摘要。

● 支持自動歸檔入庫,變量及表單數據形成格 式化業務數據庫,形成文檔庫,方便查詢和調閱。

● 承襲現有的作業模式,軟件結合成熟的文檔 處理工具,如 MS Office Word、WPS,隨心所欲設定 文檔樣式,不需要另行安裝專用的文檔處理軟件。

招標文件模板定義和招標文件編制軟件的關系 密切,原則上不應彼此獨立存在,而且它們都是供招 標機構員工使用的,因此完全可以很好地融合在一 起,用同一個軟件覆蓋這兩類功能。

找到合適的招標文件模板定義與招標文件編制 軟件之后,招標機構還必須不斷梳理和總結各類招標 文件模板,這樣才能覆蓋更多類型的項目,并實現招 標文件的精細化管理。梳理招標文件模板主要有以下 工作:在公司內組建模板編制的虛擬團隊,團隊由各 業務專家組成或者聘請外面專業的咨詢公司,主管領 導牽頭負責,制定完整的工作計劃。

● 在公司內組建模板編制的虛擬團隊,團隊由 各業務專家組成或者聘請外面專業的咨詢公司,主管 領導牽頭負責,制定完整的工作計劃。

● 按多種維度梳理模板分類,根據項目分類產 品品類資金來源以及業主類型等梳理出清單。

● 按模板劃分章節目錄結構,抽取出固定文本、 變量和表單。

● 將所有模板整理出的變量和表單匯總,合并 抽取出共性部分,形成變量庫以及表單庫。

● 將梳理的模板記錄入軟件,利用歷史項目數 據編制文檔進行適用性和正確性驗證,調整優化。

● 將驗證通過的模板正式投入使用,通過實際 運行情況不斷優化模板,發布新版本模板。

按照這樣的思路整理好招標文件模板之后,最初 提出的問題得以解決,并在以下幾個方面帶來了收 益:

一是規范了招標文件的格式,使得招標文件的風格及內容得到高度統一。

二是業務員編制招標文件時只需關注變量及表 單內容,大大降低了人為差錯。

三是新業務員上手編制業務招標文件時只需調 用模板后填充項目數據,并且可利用歷史的項目數 據,上手難度大大降低。

四是所有的文檔都歸入文檔庫,便于知識積累、 傳承和共享。

五是所有抽取出的變量數據和表單數據形成完 整的的業務數據庫,包括評標標準庫、技術參數庫、 分項目錄庫等,為公司的專業化道路打下堅實的基 礎。

三、 “互聯網 +”編制招標文件

利用信息化手段解決編制招標文件的問題的確 行之有效,但問題是否全部解決了呢?采用模板方式 編制招標文件的前提,是已有可以用作招標文件模 板的范本,但如果接手是一個從未接觸過的行業或產 品,沒有現成的范本供參考,又該如何下手呢?

這樣的問題招標代理機構其實經常會碰到。請專 家性價比實在太低,如果不請,又會被招標人質疑不 夠專業,這種情況出現多了,招標代理機構將陷入流 程服務的窘境。

俗話說,太陽底下無新鮮事。對于你而言是新的 行業、新產品,但其他代理機構或者個人可能對此 已是輕車熟路,早已有了成熟的范本和模板。那么, 何不建設一個互聯網平臺,讓大家共享招標文件范本和模板呢?

也許有人會問,招標公司最有價值的東西,也就 是那些招標文件范本和模板,拿出去分享會影響企 業的競爭力。但是細究起來,真正的專業服務,遠 不止擁有一套招標文件那么簡單,至少應該擁有辨別 文件好壞,更新招標文件的能力。更進一步,需要 對標的有深刻的理解,對業主的訴求有準確的把握, 對潛在投標人的狀況有全面了解,這些知識和經驗并 非一朝一夕可以掌握的。再說,共享也未必完全免費, 完全可以構建一種定價的機制。

時代在變遷,在“互聯網+”時代,需要開放胸懷, 敢于嘗試和創新,突破傳統模式。一個人頂不過一個 團隊,一個團隊無法戰勝互聯網,越是封閉越是落后。 變革已經是當務之急。相信不久就會有人邁出“互聯 網 +”編制招標文件的第一步。

聯系我們Contact Us關閉

大乐透走势图分析